[讀書心得]四張表搞定所有工作簡報

 

推薦度：8/10

其實很容易被書名騙了，我看到書名也以為重點是在這四張表，但其實對這四張表提到的篇幅可能只有一半不到，大部分是放在簡報時的重要觀念，因為作者是台灣人，所以比較貼近台灣的工作文化，許多段落我都非常有同感。尤其是一開始提到，會簡報的人才是升遷比較快的人這句話。我在職場這麼多年，聽了很多升不上去的人都說那些人只會講。但是要這些人說一下他們做了什麼，卻又說不出來，所以書上特別提到，能運用簡報把你的「績效」展示給別人看，讓別人知道你在做什麼，這樣別人才有可能升你，所以簡報是打工人必備的技能啊。

作者把所有商務上的簡報分為四類：

第一種是簡單報告用的，並且目的是快速解決問題，稱為「商務訊息」。

第二到四種都是完整報告用的，目的是要讓聽眾完整了解訊息，分別為「狀況報告」、「資訊分享」、「提案說明」。

但這些都只是工具，前置作業其實非常重要，包含目的、你的聽眾決策者是誰、決策者是那一種類型、怎麼想簡報結構、怎麼講開場白、怎麼回答聽眾提問等，其實都是事前需要準備的工作，這些工作都做好，簡報就不會慌亂，很多人擔心做的簡報長官不會喜歡，其實就是因為不知道長官的喜好，所以一直會擔心，當然就會覺得做簡報是很困難的事，但像書上提到如果透過其它長官同事先知道他的喜好，比如他喜歡立刻知道結論並解決問題，那你的報告就不能先講過程啊。

商務訊息最重要的是「話要說清楚、事要有人做」，所以有幾個原則，比如不能用形容詞，先講結論再講推論，行動是主詞+動詞+時間副詞。這些其實也切合回前面提到的簡報的目的是什麼，因為題目不等於目的，商務簡報最重要就是簡決問題，而先講結論(誰做什麼事、或是要什麼資源)，這樣可以節省老闆的時間，也同時讓需要做事的人不會恍神，比較能達到你要的目的。

那如果你只是要說明自己工作多努力時，就可以使用狀況報告。這時要強調的有幾個，如果不用大家行動的話，那要提到過程中如果別人要複製時要注意的關鍵步驟，也就是如何讓別人少走彎路。再來就最重要的是帶來什麼效益，最好是數字化，不要形容詞。

資訊分享通常是被派去參加一個研討會之後報告給老闆聽的，重點也是先講結論再講推論。然後用之前大家的認知(Before)，跟這次簡不同於大家的認知(After)來說明，這樣大家會比較有感。

提案分享我覺得是最難的表單，因為是從無到有讓人同意這件事，所以最重要的是說故事的能力。這其實在很多其它的書都有提到這個能力，有需要可以再深入研究。

整體來說我覺得這本書很適合想要提升簡報力的人閱讀，尤其是商業上其實千變萬化，像書上提到的本來有30分的報告時間，可能因為長官時間delay變5分鐘，那你要怎麼報告？如果是先寫結論再寫推論的架構，我想就不會亂。個人覺得閱讀完應該可以大大提升簡報力，個人非常推薦。

[讀書心得]新企劃王：整合成一頁式企劃書的思考與實作技術

 

推薦度：8/10

這本書是在2007年出版的，當初有一堆「王」系列，比如簡報王、圖表王、圖解王等，我印象中看了不少本，但是最有用的其實是這本新企劃王，因為他的內容是我一直在尋找到一頁式企劃書。

大部份的一頁式企劃書的教學書是在講邏輯，告訴你要用什麼方式寫一頁式企劃書，這裡面當然也有提到。書中用起--Scene(情況)、承---View(見解)、合---Concept(核心概念)、具---Idea(具體方案)、計---Plan(計畫)來表達，但不是每一個項目都要有，最重要的通常是核心概念，情況跟見解是在說明這個核心概念是什麼。如果這個核心概念是需要改變的，就會搭配後面的具體方案跟計畫。裡面有針對各種不同的類型提出來可能的架構，這就非常值得參考。

但是這本書除了教你邏輯之外，最厲害的就是附的光碟，裡面就有直接做好的格式，比如下面的這種框架，就可以直接貼在你的簡報上進行編輯，也可以調顏色，每一個方格都可以調整。作者在最前面其實也不藏私的教你怎麼做這些格子，我覺得非常有用。

我最近就因為想要這個範本，所以又拿出這本書來，但是發現了一個小問題，一是畢竟是10多年前的書，所以那時的格式是4:3，現在用在16:9的簡報上就會顯得太小，變成每一個格子都要重拉，希望他能再出更新版是16:9啊。

整體來說，我覺得這本書是對於一頁式簡報很好的教學書，其實最好的學習就是從模仿開始，從他的範本進行使用、模仿，對於進入一頁式簡報應該是非常有效的方法吧。

[讀書心得]秒懂PPT｜實戰技巧x特效運用x創意設計

 

推薦度：8/10

這本書是對岸的作者寫的，重點就是強調「實戰」，所以裡面每一個部份都是獨立的，比如我想要做出粉筆字效果，就直接翻到那一章照著做就可以了，作者認為這樣才是實戰。其實我也非常認同，基本上如果是什麼都不會的才的從基礎學，如果已經有基礎了，其實只需要做中學，每次用到學一點就會越來越強，像我的blog很多熱門文章都是只針對某一個功能做解說，很多人就覺得解答了他的疑惑。

裡面我覺得最重要的是素因為有好的素材才有機會做出看起來漂亮的簡報，所以作者列出了很多可以取得免費素材的網站，大家用關鍵字搜尋應該就可以找到了：

• 圖片：Pixabay、Pexels、Gratisography、Unsplash、Freeimages、Magdeleine、Picjumbo、Pxhere、西田圖像、Hippopx。
• 圖示(就是像卡通畫那種)：Roundicons、unDraw、emoji.streamlineicons、icons8(佳)、Iconfont、60Logo、Pictofram2、IconArchive(佳)、WorldVectorLogo、iSlide、pimpydrawing。
• 範本：iSlide365、51PPT範本、Microsoft範本、SVG Backgrounds、Mixkit、設計導航、Smart Mockups、Colorsupply、Graphicriver。

再來我覺得有用的有，多張圖片可以使用「圖片版面配置」，文字方塊可以使用文字轉換讓文字變成梯形或圓弧形等，讓我到了不少，其寫還有一些我本來就知道但也實用的，像是去背等，裡面也有不少高階但我大概不會使用的動畫產生效果。

所以整體來說我個人覺得是蠻實用的書，裡面的資訊只要活用幾個，我覺得簡報的美觀度應該就會大大提升了吧。

[讀書心得]共感簡報

推薦度：8/10

作者是在孟加拉從事教育活動的非營利組織的代表理事，曾在號稱為簡報天下第一武林大會的簡報比賽中獲得冠軍，他從七年前沒人想要聽的簡報，怎麼轉變成大家都能深受感動的簡報，就是本書的重點。

如果覺得裡面會講很多怎麼做投影片的技術那你可能會失望，作者提到簡報有四個要素，腳本、口白、投影片、訓練，其中最不重要的是投影片，他舉比如TED Talks的演講中，許多點閱率很高的影片根本沒有投影片，因為他們有好的腳本，吸引人的口白，因為他們不斷地訓練，最後的簡報只是輔助的工具，所以可有可無。

有好的腳本就是要有說故事的能力，所以作者從歐巴馬的演講說起，以先講「我」的故事開始打破聽眾「漠不關心高牆」，再延伸到跟「我們」之間的關係，打破「事不關己高牆」，最後用「此刻」大家可以進行什麼活動，來打破「以後再說高牆」，中間再加入兩個高潮起伏，就很容易讓聽眾理解你想要表達的。

以作者來說，他是為了讓聽眾捐款，所以會先從自己過去的事說起，接著連結到孟加拉無法讀書的青少年，最後提到大家可以立刻捐款，結果捐款比例比之前只提到大家可以幫助我們高了很多，這其實已經有一種行銷的作法了，但不論是行銷或是簡報，就是訴諸於情感是最容易達到目標的啊。

而投影片的部份作者強調的是不需要寫出所有的重點，而且反而要放慢，他認為一張投影片0.5個訊息，更能讓讀者聽自己在說什麼，所以有時候他只會放一張圖而沒有文字。這種投影片的作法我的確在幾個大師的身上看過，但也像作者說的，這個前提是你知道這場簡報觀眾是為重頭到尾聽完，如果是跟老闆報告，可能就會馬上打斷你要結論，就不能這樣進行了。

整體來說我覺得他某些觀念是很不錯，讓我學習到不少，但是就像最後說的，要做一個好的簡報就是要不斷地學習跟練習，以我自己的經驗來說，我們公司的簡報是不可能像作者一樣只放圖，因為這裡的長官都習慣要先看到簡報，先看了內容，然後再準備當天要問什麼。所以很多人都會放太多字在上面，但受到長官喜歡的簡報，在其實通常也都精簡過了，只留下想要表達的部份，這就跟作者提到刪的技巧也是一樣的，所以就算是很多字的簡報，還是可以讓人較易閱讀的，所以不斷地學習(模仿)、練習，才能達成好的簡報的最重要條件啊。